Istu narudžbu kucate u trgovinu, Excel i ERP

Ujutro stigne narudžba na web-trgovinu. Netko je prepiše u Excel. Poslijepodne je netko opet unese u ERP. Uvečer se količine ne poklapaju, i nitko ne zna koja je prava. To nije rijetkost. Tako još uvijek radi mnogo trgovina.

Kako to izgleda iz dana u dan

Web-trgovina živi svoj život. ERP živi svoj. Tablica u Excelu je „istina”, jer joj vjeruje čovjek koji je slaže za sastanak.

Narudžba, stanje na skladištu, cijena, ime kupca. Isti podatak, tri mjesta. Kad netko u trgovini spusti cijenu, u ERPu ostane stara. Kad u skladištu nestane veličina 42, na webu i dalje piše da ima.

To se zove privremeno. Traje godinama.

Što puca prvo

Ne puca program. Puca isporuka.

Kupac naruči ono čega nema. Račun ode s krivom cijenom. Dva čovjeka kucaju isti red, treći u petak hvata razlike. To nije spor posao. To je posao koji pravi greške. A kriva narudžba košta više od sata prepisivanja.

Što znači da se kuca jednom

Ne znači baciti programe koje već imate. Znači da se narudžba upiše na jednom mjestu, a ostali to vide.

Web-trgovina primi narudžbu. ERP dobije istu, bez prepisivanja. Tablica, ako treba za pregled, puni se sama. Kod Bikeparka u Požegi katalog ide iz tablice, a stranica to čita. Isti princip: jedan unos.

Novi program ima smisla samo kad stari stvarno koči.

Kad to još nema smisla

Deset narudžbi mjesečno i jedna osoba? Prepisivanje je dosadno, ali nije rupa. Ako se isporuke i zalihe već poklapaju, ne dirajte to radi „digitalizacije”.

Dirajte kad ista stvar ide u tri programa, kad se razlike love ručno, i kad od toga puca isporuka ili zaliha.

Praktični poučci

• Napišite koje podatke kucate više puta: narudžbu, zalihu, cijenu, kupca.
• Odredite koji je program izvor. Ostali neka čitaju, ne preslišavaju.
• Excel može ostati za pregled. Ne mora biti treći unos.
• Ako ne znate odakle krenuti, recite kako to sada radite. Odatle se vidi ima li što dirati.

Ako vam ovo zvuči poznato, javite se. Pogledamo kako sada radite i kažemo ima li tu posla.